Artikel: hoe interpreteer ik verzuimcijfers?

Als ik bij een bedrijf langs ga om te praten over een mogelijke samenwerking, is één van de eerste vragen die ik stel hoe de verzuimcijfers eruit zien.

Soms krijg ik een gedetailleerd antwoord: ’afgelopen maand was het 3,5%’. Meestal krijg ik een antwoord als ’gemiddeld’ of ’ongeveer ’5%’. Heel af en toe heeft een ondernemer helemaal geen flauw idee wat zijn ziekteverzuim is.

Ziekteverzuim is meer dan alleen een verzuimpercentage. Het verzuimpercentage is belangrijk omdat je op basis van dit getal weet hoe je scoort ten opzichte van bijvoorbeeld het landelijk gemiddelde of je concurrenten. Tevens heb je gelijk inzicht in wat verzuim jouw organisatie op jaarbasis kost.

Het is echter niet het verzuimpercentage maar juist de onderliggende kengetallen die je inzicht geven in waar eventuele problemen zich bevinden. Het gaat hierbij om de volgende drie kengetallen: ziekmeldingsfrequentie (ZMF), gemiddelde ziekteverzuimduur (GZVD) en de verdeling tussen kort, middellang en lang verzuim (KV, MLV, LV). De hoogte van het verzuimpercentage is als het ware het resultaat van deze kengetallen. Als je het verzuim binnen je organisatie wilt aanpakken, kun je aan de hand van bovengenoemde drie kengetallen snel de vinger op de zere plek leggen.

Ter verduidelijking hieronder een voorbeeld: een uitdraai van het ziekteverzuim van bedrijf A met 63 werknemers over 2006.

Wat meteen opvalt is het hoge ziekteverzuimpercentage (ZVP): 8,83%! In 2006 was het gemiddelde ziekteverzuimpercentage in Nederland 4%. Bij bedrijf A is het dus meer dan twee keer zo hoog. Uitgaande van een gemiddelde loonsom betekent dit een jaarlijkse kostenpost van ruim € 200.000*. Indien bedrijf A zijn verzuim terug zou kunnen brengen naar het landelijk gemiddelde, zou dit een jaarlijkse besparing opleveren van € 114.00.

Maar waardoor wordt dit hoge verzuimpercentage veroorzaakt? Daarvoor moeten we kijken naar de overige kengetallen.

De ziekmeldingsfrequentie (ZMF) is het gemiddeld aantal keer dat een werknemer zich per jaar ziekmeldt. Dit cijfer ligt gemiddeld in Nederland tussen de 1 en de 1,5. Bedrijf A heeft een meldingsfrequentie van 1,89. Dit duidt op een te lage verzuimdrempel: werknemers melden zich te gemakkelijk ziek. Een te hoge verzuimdrempel is ook niet goed, dat kan er namelijk voor zorgen dat arbeidsongeschikte werknemers hun klachten gaan negeren omdat men bang is om zich ziek te melden. Met alle gevolgen van dien. Het is de kunst om de juiste hoogte van de verzuimdrempel te vinden. Een goed verzuimprotocol (een procedure voor het ziek- en hersteldmelden) kan je hierbij helpen.

De gemiddelde ziekteverzuimduur (GZVD) is ook een belangrijk kengetal: dit zegt namelijk iets over de hoogte van de hervattingsdrempel. Het is zaak de hervattingsdrempel (in tegenstelling tot de verzuimdrempel) zo laag mogelijk te maken. Zorg ervoor dat arbeidsongeschikte werknemers geen belemmering voelen om terug te keren in het arbeidsproces. Zorg ook voor aangepast/vervangend werk als de (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid van de werknemer hiervoor mogelijkheden biedt. De gemiddelde verzuimduur ligt in Nederland rond de 11 dagen. Ook hier zit bedrijf A dus aan de hoge kant: 15,43 dagen.

Tot slot is de opbouw van het ziekteverzuim belangrijk. Een gebruikelijke verdeling is die tussen kort verzuim (KV) 1-7 dagen, middellang verzuim (MLV) 8-42 dagen en lang verzuim (LV) >42 dagen. Normaal gesproken is de verhouding tussen kort, middellang en lang verzuim: 1:2:3. Dus de helft van het ziekteverzuimpercentage wordt dan veroorzaakt door lang verzuim. Bij bedrijf A is dit redelijk in balans.

Bedrijf A heeft duidelijk een probleem. Werknemers melden zich te gemakkelijk en daardoor te vaak ziek. En als een werknemer is uitgevallen, duurt het relatief lang voordat deze hersteld is. Beide zaken resulteren in een verzuimpercentage dat meer dan twee keer het landelijk gemiddelde bedraagt.

Bij bedrijf A zou ik me in eerste instantie op twee zaken richten: verhogen van de verzuimdrempel (voorkomen van ziekmeldingen) en het verlagen van de hervattingsdrempel (verkorten van de verzuimperiode). Bij het verhogen van de verzuimdrempel kun je als maatregel denken aan het aanscherpen van het verzuimprotocol. Bij het verlagen van de hervattingsdrempel kun je denken aan het trainen van leidinggevenden, zodat zij beter in staat zijn om hun rol binnen het verzuimproces uit te voeren. Tevens is het belangrijk achterliggende oorzaken boven water te krijgen: waarom zijn mensen bij bedrijf A zo vaak en zo lang ziek? Als je de oorzaken kunt aanpakken, dan werk je preventief en zo voorkom je dat je enkel en alleen aan symptoombestrijding gaat doen. Eén op één gesprekken met leidinggevenden en probleemverzuimers zal het inzicht in de verzuimoorzaken verhogen.

In bovenstaand artikel hebben we kunnen lezen dat je aan de hand van het ziekteverzuimpercentage snel een indruk kan krijgen van hoe je bedrijf ervoor staat op het gebied van ziekteverzuim en wat verzuim jaarlijks kost. Aan de hand van de overige drie kengetallen (meldingsfrequentie, verzuimduur en opbouw van het verzuim) kun je vervolgens kijken waar de pijnpunten liggen en waar je bij de verdere aanpak van verzuim de prioriteiten moet leggen. Tip: draai zelf aan het einde van het jaar de verzuimcijfers van jouw organisatie uit of vraag ze op bij je arbodienst. Kijk of bepaalde zaken eruit springen en/of de cijfers voor verbetering vatbaar zijn. Stel vervolgens voor 2008 een duidelijke doel en maak een plan van aanpak om het verzuim (verder) terug te dringen.

Succes!

© Mark Idzinga, Novamedixx. November 2007

* zvp x aantal werknemers x gem. loonsom = directe verzuimkosten = 0,083 x 63 x 20.000 = 104.500. Indirecte verzuimkosten (vervangingskosten, misgelopen omzet, extra druk op overig personeel, etc)  zijn gemiddeld genomen evengroot als directe verzuimkosten. De totale jaarlijkse verzuimkosten zijn dan 2 x 104.500 = € 209.000